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26 diciembre 2025
Gestionar bancos en contabilidad parece una tarea rutinaria, pero es uno de los puntos donde más se acumulan errores “tontos” que luego cuestan horas: descuadres, conciliaciones eternas, cierres mensuales que se alargan y decisiones de tesorería basadas en datos desactualizados. Además, cuando el volumen de movimientos crece (cobros, pagos, comisiones, remesas, tarjetas…), cualquier pequeño fallo se multiplica.
La buena noticia es que la mayoría de estos problemas se repiten en muchas empresas y, con un par de cambios en proceso y herramientas, se pueden reducir muchísimo. En este artículo repasamos los errores más comunes y cómo evitarlos de forma práctica, sin complicarte.
Cuando buscas minimizar estos fallos, un agregador bancario (o una integración que sincronice movimientos y saldos de forma automática) suele ayudar porque evita pasos manuales y mantiene la información actualizada. Aun así, incluso con automatización, conviene tener un método claro para que la contabilidad sea consistente.
Qué pasa: se descargan extractos cuando alguien se acuerda, en formatos distintos, y a veces con periodos mal escogidos. Resultado: movimientos duplicados o faltantes, y conciliaciones que no cuadran.
Cómo evitarlo:
Define un calendario fijo (diario o semanal según volumen).
Usa siempre el mismo rango de fechas y formato.
Si hay integración/sincronización, revisa que el “corte” sea coherente con el cierre mensual.
Qué pasa: se acumulan incidencias durante semanas. Al final del mes aparecen devoluciones, comisiones, cargos duplicados o cobros sin identificar y el cierre se convierte en un “detective mode”.
Cómo evitarlo:
Conciliación continua: 10–15 minutos al día o bloques de 1–2 días a la semana.
Prioriza movimientos de mayor importe y conceptos críticos (nóminas, impuestos, proveedores clave).
Deja marcadas las incidencias pendientes con comentarios y responsable.
Qué pasa: las comisiones se contabilizan tarde o con la cuenta equivocada. Además, algunos bancos cambian conceptos o agrupan cargos, lo que rompe reglas manuales.
Cómo evitarlo:
Crea una “lista de comisiones habituales” y su cuenta contable asociada.
Revisa mensualmente si ha aparecido alguna comisión nueva.
Si tienes reglas automáticas, valida un muestreo para asegurar que siguen funcionando.
Qué pasa: se importan movimientos dos veces (o se mezclan extractos solapados). Esto infla gastos/ingresos y distorsiona el saldo contable.
Cómo evitarlo:
Evita importar rangos solapados (por ejemplo, “últimos 30 días” cada vez).
Usa identificadores únicos (fecha + importe + referencia) y revisa duplicados.
Establece una regla: “una sola fuente de verdad” (o importación manual o sincronización, pero no ambas a la vez sin control).
Qué pasa: hay cargos con descripciones pobres (“TPV”, “POS”, “TRANSFER”) y se imputan a ojo. Luego aparecen errores de clasificación y cuesta rastrear el origen.
Cómo evitarlo:
Define categorías claras: TPV, remesas, tarjetas, transferencias, devoluciones.
En movimientos ambiguos, exige referencia/documento antes de contabilizar.
Mantén un registro interno de “conceptos bancarios” y cómo se interpretan.
Qué pasa: el saldo en contabilidad no coincide con el del banco. A veces es por movimientos en tránsito, otras por asientos mal hechos o conciliaciones incompletas.
Cómo evitarlo:
Revisa saldos al menos semanalmente (y siempre antes del cierre).
Controla “pendientes”: cobros/pagos contabilizados pero aún no reflejados en banco, y viceversa.
Separa claramente movimientos “en tránsito” para no perderlos.
Qué pasa: no se sabe qué pago corresponde a qué factura (o qué cobro a qué cliente). En auditorías o revisiones internas, esto se traduce en tiempo perdido.
Cómo evitarlo:
Obliga a enlazar cada movimiento relevante con su factura/abono/pedido.
Define un estándar en referencias de pago (número de factura, cliente, proveedor).
En pagos masivos, guarda el fichero/relación de pagos como soporte.
Qué pasa: se da por hecho que “alguien lo hará” y se convierte en una tarea intermitente, sin criterio único. Cuando surge un problema, no hay responsables ni manera rápida de resolverlo.
Cómo evitarlo:
Asigna un responsable y un back-up.
Establece un check-list mínimo para cada cierre.
Crea un canal (o documento) de incidencias con fecha, causa y resolución.
Qué pasa: se duplican datos, se pierden versiones y se toman decisiones con información desactualizada. Además, el Excel no “avisa” cuando cambian saldos o entran pagos.
Cómo evitarlo:
Usa Excel para análisis, no como fuente principal.
Centraliza datos bancarios en un sistema/ERP y exporta cuando sea necesario.
Automatiza informes recurrentes (saldos, previsión, vencimientos) para reducir manipulación.
Qué pasa: los cobros parecen correctos hasta que aparece una devolución o un contracargo. Si no se registra bien, el cierre se descuadra y la cartera de cobros queda inflada.
Cómo evitarlo:
Revisión semanal de devoluciones/chargebacks.
Política de registro: cuándo se reconoce el cobro y cómo se corrige si se revierte.
En TPV, concilia por lote/fecha y no solo por movimientos sueltos.
La mayoría de errores en la gestión bancaria vienen de lo mismo: demasiados pasos manuales, poca frecuencia de revisión y falta de trazabilidad. Si mejoras la rutina (conciliación continua, control de duplicados, reglas claras y responsables) y apoyas el proceso con automatización donde tenga sentido, el cierre mensual deja de ser un drama.
Si quieres, puedo adaptar este post a vuestro enfoque (ERP concreto, volumen de movimientos, multi-banco) y convertirlo en una pieza más “lead-ready” con ejemplos, checklist descargable y FAQs.
